Làm sao để xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử, cung cấp thông tin về văn bản phục vụ yêu cầu của Ban Giám hiệu nhà trường, cán bộ quản lý, giáo viên các phòng khoa chuyên môn một cách hợp lý, thuận tiện, chính xác, đầy đủ, kịp thời và có thể làm việc bất kỳ đâu mọi lúc mọi nơi?  Để đáp ứng các vấn đề này chúng ta cần phải xây dựng một hệ thống quản lý dạng văn phòng điện tử có tên gọi CDNQN_MOFFICE (gọi tắt CDNQN_MO).

Mô hình một văn phòng điện tử

Mục tiêu chính của hệ thống nhằm:

1. Xây dựng hệ thống thông báo giúp Ban Giám hiệu nhà trường có thể gửi các thông báo cho toàn bộ cán bộ, giáo viên, các phòng ban trong trường nhanh chóng, kịp thời. Chủ động đưa thông tin đến cho toàn bộ cán bộ, giáo viên giúp họ không phải định kỳ kiểm tra xem có thông tin mới hay không, số hóa các văn bản đến và đi trong công tác quản lý văn thư tránh công tác photo giấy tờ tốn kém, quản lý, truy tìm  hồ sơ khó khăn, thiếu tính khoa học, hiện đại;
2. Giúp Ban Giám hiệu nhà trường, cán bộ phòng khoa lên lịch làm việc, tự động nhắc nhở khi đến thời điểm diễn ra công việc đó thông qua máy tính hoặc điện thoại di động. Đồng thời cũng qua hệ thống này, Ban Giám hiệu trường, trường các phòng, khoa có thể giao việc cho cán bộ, giáo viên và tiếp nhận phản hồi từ các công việc đó;
3. Xây dựng hệ thống trao đổi thông tin giúp cán bộ, chuyên viên trong cơ quan có thể trao đổi thông tin trực tiếp với nhau qua hội thoại bằng âm thanh, hình ảnh, text, gửi tài liệu, báo cáo công việc, gửi tin nhắn di động;
•    Xây dựng hệ thống duyệt tin bài giúp Ban Giám hiệu nhà trường có thể kiểm duyệt nội dung cũng như hình thức của bài viết trước khi lên website nội bộ, đưa ra công cộng;
•    Xây dựng hệ thống quản lý, trình duyệt, xử lý và phát hành văn bản, hỗ trợ khả năng thiết kế luồng công việc, phân quyền cho từng cán bộ, giáo viên;
•    Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin giúp cán bộ, giáo viên giải quyết công việc của trường một cách nhanh nhất, nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý của Ban Giám hiệu trường, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ và giáo viên;
•    Xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử tập trung, khắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin, cung cấp thông tin về văn bản và hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời;
•    Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, tạo tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc của Ban Giám hiệu, cán bộ, giáo viên góp phần thực hiện công tác cải cách hành chính;
•    Tạo môi trường trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin rộng rãi, nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời góp phần rất tích cực trong việc phát triển văn hóa trường học. Mọi người sẽ giao tiếp với nhau, hiểu biết, gần gũi nhau hơn, Ban Giám hiệu Trường có thể truyền đạt được ý chí của mình cho các cán bộ, giáo viên một cách dễ dàng hơn;
•    Cung cấp cho Ban Giám hiệu, cán bộ, giáo viên khả năng làm việc từ xa, xoá bỏ khoảng cách địa lý, chỉ cần kết nối Internet là có thể tham gia vào hệ thống và làm việc như tại Trường cho dù đang đi công tác, đi học, đi nước ngoài;
•    Hệ thống có tính mở cao, tuân theo các chuẩn quốc tế để có thể tích hợp với các hệ thống khác như tích hợp chữ ký điện tử trong các văn bản quản lý nhà nước.

      Các phân hệ chức năng chính của hệ thống này gồm: đối với công tác quản lý công việc, quản lý các phòng khoa thì có chức năng Quản lý văn bản đến, đi phục vu công tác văn thư, lưu trữ, Khai thác thông tin, Quản lý lịch làm việc. Quản lý hồ sơ công việc, theo dõi  luồng công việc, Hội thoại hình ảnh, chatting, Quản lý các thông báo chung của trường, của các Khoa, Quản lý gửi nhận email, chia sẻ file,….; đối với công tác quản lý học sinh, sinh viên thì có chức năng Quản lý tin nhắn di động để xem điểm thi của học sinh qua điện thoại di động và tích hợp lên website của trường, xem các thông báo của Giáo viên về lịch thi, kế hoạch giảng dạy và các vấn đề khác liên quan đến học sinh,….; đối với quản trị hệ thống thì có các chức năng như tạo người dùng , phân quyền hệ thống,…/.